Controle financeiro do personal trainer: guia prático
O controle financeiro do personal trainer costuma ser deixado de lado. O dinheiro entra no Pix, sai no cartão pessoal, e no fim do mês fica difícil saber quanto o trabalho realmente rendeu. Sem esse controle, é impossível saber se o preço está certo, se dá para tirar férias ou quanto guardar para os meses fracos.
Este guia mostra um controle financeiro do personal trainer simples, que cabe em 15 minutos por semana.
1. Separe o dinheiro do trabalho do dinheiro pessoal
O primeiro passo é ter uma conta só para o trabalho. Nela entram os pagamentos dos alunos e saem os custos de trabalhar: combustível, taxa de academia, materiais, cursos, sistema, impostos. Do saldo dessa conta, você transfere para a conta pessoal um valor fixo por mês, que é o seu pró-labore.
Se você tem CNPJ, a separação é ainda mais importante. Veja personal trainer MEI.
2. Registre todas as entradas
- Mensalidades e pacotes
- Aulas avulsas
- Consultoria online
- Avaliações físicas
- Outros serviços
Anote o nome do aluno, o valor, a data e a forma de pagamento. Assim você sabe quem pagou e quem está atrasado.
3. Registre todas as saídas
- Deslocamento: combustível, estacionamento, aplicativo de transporte
- Taxas de academias ou condomínios
- Materiais e equipamentos
- Celular, internet e sistema
- Cursos, eventos e anuidade do conselho
- Impostos e contador
- Taxas de cartão
Exemplo de controle financeiro do personal trainer no mês
Valores de exemplo:
| Item | Valor |
|---|---|
| Mensalidades e pacotes | R$ 8.400 |
| Aulas avulsas | R$ 600 |
| Consultoria online | R$ 950 |
| Total de entradas | R$ 9.950 |
| Deslocamento | R$ 900 |
| Taxas de academias | R$ 700 |
| Materiais, celular, sistema | R$ 350 |
| Cursos e conselho | R$ 200 |
| Impostos e contador | R$ 600 |
| Taxas de cartão | R$ 150 |
| Total de saídas | R$ 2.900 |
| Resultado do mês | R$ 7.050 |
Desse resultado sai o seu pró-labore e a reserva. Se você define um pró-labore de R$ 6.000, sobram R$ 1.050 para reserva e investimentos no trabalho.
4. Defina o seu pró-labore
O pró-labore é o salário que você se paga. Ele deve ser um valor estável, que caiba mesmo num mês mais fraco. Nos meses bons, a diferença vai para a reserva. Nos fracos, a reserva cobre o que faltar. Isso evita viver em montanha-russa: muito dinheiro num mês, aperto no outro.
5. Monte uma reserva
O trabalho de personal tem meses mais fracos, como férias escolares, fim de ano e viagens dos alunos. Também há imprevistos: uma lesão sua, um carro que quebra. Uma reserva de alguns meses de custos e pró-labore dá segurança. Comece com um valor fixo por mês, mesmo pequeno.
6. Acompanhe os inadimplentes
Atrasos pequenos viram dívidas grandes se ninguém acompanha. Toda semana, confira quem ainda não pagou e mande uma mensagem educada. Veja como cobrar aluno atrasado.
7. Olhe o ano inteiro
Depois de alguns meses de registro, você começa a ver padrões: quais meses são mais fracos, quanto cai a agenda em janeiro ou julho, quanto os novos alunos trazem. Use essas informações para planejar férias, campanhas de captação e reajustes.
Revise o preço com os números do controle
Com alguns meses de registro, você sabe quanto custa cada aula de verdade. Divida o total de saídas do mês pelo número de aulas dadas. No exemplo, R$ 2.900 de saídas e 100 aulas dão R$ 29 de custo por aula. Se a sua aula média é R$ 90, sobram R$ 61 para o pró-labore e a reserva. Se os custos subirem e esse número cair, é sinal de que o preço precisa ser revisto. Veja reajuste do preço da aula de personal.
Planilha ou sistema
Uma planilha com abas de entradas, saídas e resumo mensal resolve no começo. O mais importante é a disciplina de atualizar. Com muitos alunos, registrar cada pagamento à mão toma tempo e gera erro. No Meu Personal Agenda, os pagamentos dos alunos ficam registrados no caixa e os relatórios mostram o faturamento do período.
Impostos
As obrigações dependem de você ser autônomo pessoa física, MEI ou outro tipo de empresa. Converse com um contador para entender quanto separar de imposto todo mês. Leia também nota fiscal do personal trainer e personal trainer autônomo.
Perguntas frequentes
O personal trainer precisa de conta separada?
É muito recomendável. Uma conta só para receber dos alunos e pagar os custos do trabalho facilita saber quanto você realmente ganha.
Como lidar com meses mais fracos?
Mantenha uma reserva e acompanhe os meses do ano. Férias de alunos e datas festivas costumam afetar a agenda, e a reserva ajuda a atravessar esse período.
Planilha é suficiente para o controle financeiro?
Para começar, sim. O importante é registrar tudo com frequência. Com muitos alunos, um sistema que já registra pagamentos economiza tempo.