O que precisa estar na ficha do aluno
A ficha do aluno não é um formulário para preencher uma vez e esquecer. É o que você consulta no carro, antes de entrar no prédio, para lembrar onde o treino parou. Os campos que mais fazem diferença no dia a dia:
- Dados de contato: nome, WhatsApp e endereço ou local do treino.
- Objetivo principal: emagrecer, ganhar massa, condicionamento, voltar a treinar depois de parar.
- Restrições e cuidados que o aluno informou: dor no joelho, cirurgia antiga, liberação médica pendente.
- Data da última avaliação física e da próxima.
- Plano contratado: pacote, mensal, dias e horários fixos.
- Observações livres: prefere treinar sem música, viaja todo fim de mês, tem cachorro que late no interfone.
Para o conteúdo da anamnese em si, use o modelo do artigo anamnese do personal trainer. A ficha no app guarda o resumo e o histórico; o detalhamento técnico fica no seu método de avaliação.
Exemplo: quando a ficha evita um problema
Imagine a aluna Carla (exemplo), que treina terça e quinta às 18h. Em março, ela contou que sente o ombro direito em exercícios acima da cabeça. Você anotou na conversa do WhatsApp. Em junho, outro personal cobre suas férias por duas semanas.
- Sem ficha: o substituto não sabe do ombro, monta um desenvolvimento com halteres e a aluna reclama.
- Com ficha: a observação está lá, junto com a data da última reavaliação e o pacote ativo. O substituto lê em um minuto.
O mesmo vale para a sua própria memória. Com 15 alunos, são 15 históricos diferentes. Ninguém guarda tudo de cabeça por seis meses.
Avaliação e reavaliação com data marcada
Muitos alunos fazem a avaliação inicial e nunca mais. Uma regra simples é reavaliar a cada 8 a 12 semanas e deixar a data na ficha. Com o retorno automático configurado no serviço de avaliação, por exemplo em 84 dias (12 semanas), o aluno recebe no WhatsApp o convite para reavaliar na data certa.
Exemplo de conta: se você cobra R$ 120,00 pela reavaliação (exemplo) e tem 15 alunos reavaliando a cada 12 semanas, são cerca de quatro ciclos por ano. Quatro ciclos x 15 alunos x R$ 120,00 = R$ 7.200,00 por ano em reavaliações. Se a reavaliação já está incluída no pacote, a conta muda, mas o valor da data marcada continua: o aluno vê o próprio progresso e tem mais motivo para renovar.
O artigo sobre reavaliação física periódica traz o que comparar entre uma avaliação e outra.
Ficha no treino em dupla
No treino em dupla, o horário é um só, mas os alunos são dois. Cada um precisa da própria ficha, porque objetivo, restrição e pagamento raramente são iguais. Exemplo: um casal treina junto às 19h. Ele quer ganhar massa e paga o pacote inteiro; ela tem um desconforto no quadril e às vezes treina sozinha quando ele viaja.
- Cadastre os dois alunos separadamente, cada um com os seus dados e observações.
- Use o serviço de treino em dupla no horário fixo.
- Anote na observação do horário quem paga a dupla, para o caixa não confundir.
- Quando um dos dois treinar sozinho, troque o serviço daquele dia para treino individual.
Assim a reavaliação de cada um tem data própria e o histórico mostra quem realmente veio nos treinos.
Como funciona no Meu Personal Agenda
- O aluno entra na lista quando marca pelo link ou quando você cadastra.
- No cadastro pelo link, ele já responde qual é o objetivo: emagrecer, ganhar massa, condicionamento, reabilitação ou outro.
- Na ficha, você acrescenta observações, restrições informadas e a data da próxima avaliação.
- Cada treino concluído fica no histórico, com data, serviço e forma de pagamento.
- O saldo do pacote e o cashback, se você usar, aparecem na mesma tela.
A ficha é um registro de organização do seu trabalho, não um prontuário de saúde. Exames e laudos que o aluno trouxer devem ser guardados com o cuidado que a LGPD pede; se tiver dúvida sobre o que guardar, confirme com o seu conselho regional e com um advogado.
Cuidados com os dados do aluno
- Peça só o que você usa. Se não vai usar o CPF, não peça.
- Avise o aluno de que você guarda as informações para organizar o treino.
- Se ele sair e pedir, apague os dados pessoais.
- Não compartilhe print da ficha em grupo de WhatsApp com outros profissionais.