Faturamento não é o que sobra
O personal costuma olhar quanto entrou no mês e achar que é o que ganhou. Não é. Do faturamento saem a taxa da academia, o combustível, o CREF, o contador, o equipamento e o próprio imposto.
Exemplo de um mês (números de exemplo):
- Entradas: 14 alunos x R$ 480,00 = R$ 6.720,00
- Taxa de academia: R$ 600,00
- Combustível e estacionamento: R$ 520,00
- Contador e imposto do MEI: R$ 230,00
- Celular, aplicativo e materiais: R$ 170,00
- Total de despesas: R$ 1.520,00
- Sobra: R$ 6.720,00 - R$ 1.520,00 = R$ 5.200,00
Os valores mudam muito de cidade para cidade e de regime para regime. Para entender impostos e MEI, confirme com um contador; o artigo personal trainer pode ser MEI explica o geral.
Separar o que entrou de quem ainda deve
O controle de pagamento tem duas listas que precisam bater:
- Quem deveria pagar no mês: alunos de plano mensal e pacotes que vencem.
- Quem pagou de fato: cada Pix, cartão ou dinheiro registrado.
A diferença é quem está devendo. Se você só olha o extrato do banco, vê o que entrou, mas não vê quem faltou pagar, e o Pix do aluno vem com o nome do cônjuge ou da empresa dele.
Dica prática: combine um dia de vencimento para todos, como dia 5. No dia 6 você abre a lista, vê quem falta e manda uma mensagem educada. Sem tom de cobrança: "Oi, Paulo! Não achei o seu Pix do mês por aqui. Consegue ver pra mim?" resolve a maioria dos casos.
Quanto custa uma hora sua
Com as despesas do mês na mão, dá para saber o custo de cada hora de aula. Continuando o exemplo acima:
- Despesas do mês: R$ 1.520,00
- Aulas dadas no mês: 112
- Custo por aula: R$ 1.520,00 / 112 = R$ 13,57
Se o aluno do pacote paga R$ 60,00 por aula (R$ 480,00 por oito aulas no mês), sobram R$ 46,43 por aula antes do seu salário. Essa conta mostra duas coisas: o desconto máximo que você pode dar sem trabalhar de graça, e quanto custa cada falta que não foi reposta.
Ela também mostra quando aumentar o preço. Se o combustível subiu R$ 150,00 no mês, são R$ 1,34 a mais por aula. Pequeno sozinho, mas somado ao aluguel e ao celular, explica por que o reajuste anual é necessário. O artigo reajuste de preço do personal ajuda a comunicar.
Como funciona no Meu Personal Agenda
- Registre o pagamento ao concluir o treino ou ao vender um pacote ou plano mensal: Pix, cartão ou dinheiro.
- Lance as despesas fixas como academia, contador e celular, marcando para repetir todo mês.
- Lance as despesas variáveis como combustível e materiais quando acontecerem.
- Abra o relatório e veja entradas por forma de pagamento, despesas e o lucro do período.
- No caixa do dia, confira se o dinheiro em espécie bate com o que foi lançado.
Se você divide o estúdio com outros personais, o caixa calcula a comissão de cada um. A página sistema para studio de personal mostra a conta.
Uma rotina de 15 minutos por semana
Controle financeiro não precisa de horas. Uma rotina que cabe na sexta-feira:
- Confira se todos os treinos da semana foram concluídos no app.
- Veja se algum aluno está com pacote no fim ou com o mês em aberto.
- Lance as despesas da semana que ficaram no bolso: combustível, estacionamento, lanche entre treinos.
- Olhe o lucro acumulado do mês e compare com o mês anterior.
No fim do mês, separe o que é seu salário e o que fica para o negócio, como reserva para férias e troca de equipamento. Misturar conta pessoal com a do trabalho é o erro mais comum de quem começa.
O que o app não faz
O Meu Personal Agenda registra os pagamentos, mas não emite nota fiscal e não processa cartão. A maquininha e o Pix continuam os seus; no app você registra como cada aluno pagou. Para nota fiscal, veja com o seu contador o que vale para o seu caso.