Quanto uma falta custa de verdade
A falta do aluno parece pequena porque é uma hora só. Mas a hora do personal tem custo mesmo vazia: você acordou, se deslocou, deixou de vender aquele horário para outra pessoa.
Exemplo: um personal cobra R$ 90,00 por sessão e tem quatro faltas sem aviso por semana. São R$ 360,00 por semana. Em quatro semanas, R$ 1.440,00 de horário que não foi vendido nem reposto com antecedência. Se a metade dessas faltas virar remarcação com aviso, você recupera R$ 720,00 por mês ou ganha tempo para outro aluno.
O ponto não é punir o aluno. É saber com antecedência para usar o horário.
Três camadas que funcionam juntas
1. Lembrete na véspera, com botão
A mensagem chega no WhatsApp do aluno com dois botões: Confirmar e Preciso remarcar. Responder leva um toque. Quem ia faltar em silêncio passa a avisar, porque ficou fácil.
2. Remarcação pelo link
Quando o aluno toca em Preciso remarcar, ele vê os horários livres e escolhe outro. Você não precisa negociar horário por mensagem.
3. Regra combinada no início
Uma regra comum entre personais: aviso com 12 horas ou mais, a aula é reposta na mesma semana; aviso com menos de 12 horas ou falta sem aviso, a aula conta como dada. O prazo é seu; o importante é estar escrito no contrato e ser aplicado igual para todos. O artigo política de cancelamento de aula traz modelos de texto.
Modelo de mensagem de lembrete
O lembrete funciona melhor quando é curto e diz o que importa. Um modelo para adaptar:
"Oi, Marcos! Amanhã, terça, às 7h, treino no condomínio. Confirma pra mim? Se precisar mudar, toque em Preciso remarcar e escolha outro horário."
Detalhes que ajudam:
- Dia da semana e hora juntos, para não haver confusão.
- Local, quando você atende em mais de um lugar.
- Nada de cobrança no lembrete. Cobrança é outra conversa.
- Se você manda mensagens à mão além do lembrete, evite a noite: aluno que treina às 6h já está dormindo às 22h.
Exemplo de cláusula para o contrato
Uma redação simples que você pode adaptar ao seu contrato:
"Cancelamentos feitos com 12 horas ou mais de antecedência dão direito a reposição na mesma semana, conforme a disponibilidade da agenda. Cancelamentos com menos de 12 horas ou ausências sem aviso contam como aula realizada. Atrasos do aluno não estendem o horário da aula."
Três detalhes evitam discussão depois:
- Prazo da reposição: na mesma semana ou em até 15 dias. Reposição sem prazo acumula e entope a agenda.
- Exceções: diga quais são, como atestado médico, e aplique igual para todos.
- Seu lado: se você cancelar, a reposição é garantida e sem custo.
Leia a cláusula para o aluno na primeira aula. O lembrete na véspera reforça a regra sem você precisar repetir. Se tiver dúvida sobre a validade de uma cláusula, confirme com um advogado.
Como funciona no Meu Personal Agenda
- Ligue o lembrete automático nas configurações. A partir daí, ninguém precisa lembrar de mandar mensagem.
- Cada treino da agenda gera um lembrete no WhatsApp do aluno, com Confirmar e Preciso remarcar.
- Na agenda, você vê quem confirmou. Quem não respondeu até o fim da tarde merece uma mensagem sua.
- Se o aluno remarcar, o horário antigo volta a ficar livre no link e pode ser ocupado por outro aluno ou por alguém da lista de espera.
- Faltas ficam no histórico da ficha. Fica fácil ver quem falta toda segunda e conversar sobre trocar o dia.
Os planos têm cota de lembretes por mês: 150 no Autônomo, 400 no Estúdio e 1.000 no Equipe. Para saber o seu número, multiplique as sessões da semana por quatro. Se você ainda organiza tudo por conversa, veja também o aplicativo para personal trainer.
Quando a falta é sinal de outra coisa
Aluno que começa a faltar muito pode estar perdendo a motivação, mudando de rotina ou com dificuldade de pagar. O lembrete resolve o esquecimento, não resolve isso. Se o mesmo aluno faltou três vezes no mês, vale uma conversa sobre horário, objetivo ou plano. O artigo sobre aluno desmotivado tem ideias práticas.